Аспекты учета в транспортной логистике

Аспекты учета в транспортной логистике (2LP)
Транспортная логистика как бизнес весьма многогранна.
Наряду с общими для практически всех видов бизнеса функциональными модулями такими, как бухгалтерия, кадры, CRM/PRM, и функциональными модулями транспортными (управление автохозяйством), особый интерес представляют аспекты учёта собственно транспортной логистики: управление перевозками, таможенное оформление, консолидация и т.п.
Я буду рассматривать аспекты собственно транспортной логистики и общих функциональных модулей в связи с транспортно-экспедиторской деятельностью, оставив управление автохозяйством за кадром.

Что касается управления автохозяйством, то это совершенно отдельный вид бизнеса, кстати, достаточно функционально слабо связанный с транспортной логистикой. Ну разве что в смысле связи учёта пробега с заказами на перевозку. Что касается общих функциональных модулей, то их связь с транспортной логистикой гораздо глубже и сильней, что обязательно должно быть отражено в реализации учётной системы.

В бухгалтерском модуле информация о начале и завершении хозяйственных операций транспортной логистики должна появляться автоматически сразу по факту регистрации их в модулях транспортной логистики. И, соответственно, информация о регистрации соответствующих проводок в бухгалтерском модуле должна быть доступна в транспортно-логистическом немедленно. Совершенно недопустима ситуация, когда в разных функциональных модулях осуществляется повторный ввод данных или в результате экспорта-импорта данных между модулями образуется временной лаг в несколько часов или даже суток. Это неизбежно ведёт к рассинхронизации данных. И дело даже не в самих временных задержках, а в принятых пользователями решениях, основанных на неполной, устаревшей информации. Такие решения могут быть не только не оптимальными, не адекватными, но главное — разрушать логическую целостность данных, что ведёт к каскадному накоплению ошибок в учётной системе. Впрочем, об интеграции функциональных модулей я, пожалуй, напишу в отдельной статье.

Кадровый модуль связан с транспортно-логистическим модулем учётом эффективности деятельности сотрудников (можно сказать расчётом их KPI), и опосредовано с бухгалтерским, в части расчёта премий. В зависимости от кадровой политики эффективность разных сотрудников может оцениваться по-разному. Но в конечном счёте эти оценки основаны на учётных данных о деятельности сотрудников — проведённые обзвоны, привлечённые клиенты и их заказы на перевозки, маржа по этим клиентам за период и за каждый заказ, количество, рентабельность и маржа по сборным перевозками и т.д.

Модуль CRM (управление отношениями с заказчиками) связан с транспортно- логистическим модулем историей заказов клиентов и их выполнения, претензиями, историей взаиморасчётов. Очень важный аспект — возможность вычисления прогноза новых заказов данного клиента и состава его грузов, в частности, в разрезе кодов ТНВЭД или иных классификаторов грузов/товаров.

Модуль PRM (управление отношениями с поставщиками, в данном случае — сторонними перевозчиками) связан историей выполненных перевозок и взаиморасчётов.

Модуль финансового контроллинга сильно связан со всеми модулями, поскольку сама система управленческого учёта строится именно на базе модуля финансового контроллинга. В его функции входит планирование и прогнозирование доходов, планирование и контроль расходов (бюджетирование), формирование аналитических данных для принятия решений о развитии бизнеса. Контроль расходов — это в первую очередь проверка обоснованности принятых решений о производимых расходах, а также процедура согласования и визирования таких решений. Поскольку процедура согласования и визирования принимаемых решений может касаться не только финансовых вопросов (например, подготовки документов для таможенного оформления), целесообразно выделить программную реализацию такой процедуры в отдельный модуль.

Модуль таможенного оформления необходим транспортно-логистическим компаниям, клиенты которых занимаются внешнеэкономической деятельностью, и, как следствие, занимающихся международными перевозками. Главной целью данного модуля является контроль своевременности подготовки всех сопроводительных документов, от ГТД до всевозможных сертификатов. Кроме того, данные, порождаемые в этом модуле используются для оптимизации расходов на таможенное оформление, и, как следствие, для управления движением транспорта в части выбора пунктов таможенного оформления (расходы на таможенное оформления могут сильно разниться на разных пунктах в зависимости от состава оформляемого груза). Ещё одной важной функцией данного модуля является расчёт стоимости перевозки до пункта таможенного оформления в зависимости от кодов ИНКОТЕРМ, поскольку эта стоимость включается в расчёт таможенного платежа. Для функционирования данного модуля необходима НСИ в первую очередь собственно по кодам ТНВЭД. Однако организовать актуализацию справочника кодов ТНВЭД может оказаться организационно сложно. Эффективным решением может быть реализация программного интерфейса со сторонними системами, например программой ТАКСА.
Кроме того в состав НСИ должен входить справочник пунктов таможенного оформления с нормативными расценками оформления товаров в разрезе кодов ТНВЭД и иных заявленных на этих пунктах преференциях (ну Вы понимаете, о чём это я :) ). Использование такого справочника позволит решать задачу оптимизации расходов на таможенное оформление.

Модуль управления движением транспорта предназначен для планирования и контроля движения транспорта по складам в целях своевременной погрузки/разгрузки предназначенных для перевозки грузов. Критериями планирования является обеспечение заявленной срочности и условий перевозки грузов (ADR, терморежим и т.д.), а так же оптимизация себестоимости перевозки за счёт эффективной консолидации грузов и описанной выше оптимизации стоимости таможенного оформления. Оптимизация движения транспорта за счёт централизованного выбора маршрута в зависимости от дорожных условий (погода, пробки, состояние покрытия) представляется пока малоэффективной в силу сложностей сбора и актуализации таких данных по маршруту движения, а главное в их непредсказуемости — даже используя сервис «Московские пробки» план на 6-8 часов может оказаться абсолютно неадекватным. А уж кто где в Европе забастует, или где в России перекопают магистраль — непредсказуемо абсолютно.
Контроль движения транспорта может осуществляться прямыми (телефонными) контактами с водителем/экспедитором либо спутниковой системой слежения как периодически (к концу дня), так и по контрольным точкам маршрута (склады консолидации, погранпереходы, СВХ и т.д.).

Модуль управления движением груза предназначен для планирования и учёта фактической разгрузки/погрузки предназначенных для перевозки и/или хранения грузов. Данный модуль функционально сильно связан с модулем управления движения транспортом в первую очередь контролем целостности Ньютонова пространства и соблюдения принципа Дирихле: ни что не может одновременно находиться более чем в одной точке. Кстати, отсутствие такого контроля во многих системах управления транспортной логистикой является источником постоянных ошибок пользователя — планируется (и регистрируется) погрузка груза на транспорт на складе, даже если транспорт и груз, который на него грузится, находятся на совершенно разных складах!
Кроме того, данные модуля управления движением груза используются для оптимизации движения транспорта и наоборот — данные модуля управления движением транспорта используются для оптимизации движения груза. Но это зависит от принятой в конкретной транспортно-логистической компании технологии управления вообще. Ещё одной функцией данного модуля является контроль соблюдения условий хранения и первозки грузов — суммарное ограничение по весу и объёму груза на транспорте, ADR, терморежим и т.д.
Отдельно стоит задача маркировки и идентификации грузов, включая в том числе и палетированные грузы. Для маркировки могут использоваться шильдики со штрих-кодом или иные более современные средства. Кроме того, транспортное средство может сопровождаться схемой или даже фото размещения груза в нём. Задача оптимального размещения груза методами динамического программирования пока остаётся маловостребованной из-за множества плохо формализуемых и малопредсказуемых факторов, значимых для загрузки. Как правило, на месте опытные грузчики лучше справляются с этой задачей, чем централизованная система управления погрузкой, требующая учёта множества факторов, многие из которых по халатности пользователей или неполноты предоставленной владельцем груза информации своевременно заданы не были.

В данной статье я рассмотрел ряд значимых аспектов учёта в транспортной логистике.
Этот ряд заведомо не исчерпывающий. Каждый владелец и/или руководитель бизнеса стремится добиться конкурентного преимущества в частности за счёт оптимизации управления.
И это приводит к тому, что различные транспортно-логистические компании предъявляют к учётным системам различные, иногда прямо противоположные требования в зависимости от технологии ведения своего бизнеса. Для разных компаний разные аспекты имеют разную значимость и детальность, и, как следствие, требуют различной реализации всех вышеупомянутых и иных специальных модулей. Более того, бизнес-реинжиниринг в конкретной компании может приводить к очень сильным изменениям требований к учётной системе.
Резюмируя констатирую: самым постоянным требованием к учётной системе является обеспечение непостоянности (развития) остальных требований. :) )

Консолидация

Консолидация — дословно с латыни — слияние, объединение.
В транспортной логистике — средство повышения экономической эффективности перевозок за счёт загрузки малых партий груза разных клиентов в одно большегрузное (сборное) транспортное средство.